Составление номенклатуры

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел предприятия ведется или руководителем архива в данной организации или же ответственным за архив лицом. Она подписывается лицом, которое отвечает за документарное обеспечение контроля  и после того, как будет одобрена Центральной экспертной комиссией она идет на согласование с экспертной комиссией отвечающие в данном архивном учреждении, после чего принимается руководителем предприятия. После того, как номенклатуру дел предприятия утверждают, выписки получают структурные подразделения для использования в работе.

Организация составляет номенклатуру дел на следующий календарный год, в последнем триместре текущего года, она принимается руководителем предприятия и входит в работу с 1 числа первого месяца последующего года. 

С архивной организацией номенклатура дел одобряется не менее 1- го раза в пять лет. Если изменяются функции или структура организации, то делается новая номенклатура. 
Номенклатура дел делается на фоне состава и содержания различных документов, которые образуются в ходе деятельности учреждений. Для составления номенклатуры дел необходимо опираться на следующие документы:
•    устав или положение о предприятии;
•    описи всех  существующих дел;
•    номенклатуру дел предприятия за прошедший год;
•    все положения о структурных подразделениях;
•    внутриштатное расписание;
•    формы регистрации;
•    списки  документов ведомственные и типовые  доустановкой срока  хранения;
•    типовыми и примерными номенклатурами дел.

Оформляется номенклатура дел на форме  общего бланка организации.

Перечень разделов номенклатуры:
1.    Индекс дела - ставится номер абсолютно каждого дела, которое входит в номенклатуру.
Индекс определенного дела включает:

•    порядковый номер дела в пределах отделения или предприятии.
•    условное обозначение структурного отдела.


2.    «Заголовок дела, тома, части»  - здесь следует указать все заголовки дел.

 Заголовки дел обязаны объяснять весь состав и сущность документов, которые включены в дело, то есть должны говорить о том, какие виды документов и по какой теме можно подшить в дело.

3.    «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»  - ставиться срок, на протяжении которого будет храниться документ, со ссылкой на индекс статьи. Если используются одновременно некоторое количество перечня, то в пункте « Примечания»  необходимо указать их названия.
 4.       « Примечания»  - эта часть заполняется на протяжении всего года, если необходимо пометить:
•    передачу дел в другое структурный отдел или в другое предприятие;
•    заведение дел;
•    выделение дел к уничтожению;
•    переходящие дела;
•    лиц, ответственных за организацию дел в структурных отделах и прочие.
5.    «Количество дел, томов, частей»  - эта часть заполняется под конец года, так как на протяжении одного года под одним и тем же заголовком можно завести не одно, а сразу некоторое число дел или томов (следует следить за объемом дела, он  не может быть более 250 листов).
 
6.    «Дело заведено» - здесь поводится отметка при помещении первого документа в данное дело, этот маневр позволяет в конце года обладать точной информацией о числе заведенных дел.

7.    « Итоговая запись» - она составляется в конце года и говорит о сумме  заведенных дел различного срока хранения.




Требования к оформлению номенклатуры дел:

«Основные правила работы архивов организации» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003) подробно описывают порядок согласования и оформления, утверждение номенклатуры дел, также все принципы оформления заголовков дел.
Номенклатура дел записывается на общем бланке организации.
Примерный вид документа:
•    "номенклатура дел" пишется заглавными буквами.
•    дата подписания номенклатуры дел, но она не может быть подписана позднее чем 1 января,
•    регистрационный индекс номенклатуры дел
•    местоположение организации
•    в ячейке «на ______ год» следует указать на какой год распространяется эта номенклатура дел. В настоящий момент на предприятиях, учреждениях, организациях составляется номенклатура дела на 2011 год.
Унифицированная форма: