Номенклатура дел
На сегодняшний день, сложно себе представить нормальный документооборот в любой организации без ведения номенклатуры дел. Что представляет собой данная процедура? Номенклатура дел - это чётко структурированный перечень наименований дел, которые заводятся в компании. Номенклатура дел всегда оформляется в строго установленном порядке с указанием сроков хранения каждого отдельного дела.
Благодаря ведению номенклатуры систематизировать всевозможные документы в дела, вести общий учет дел и находить необходимые бумаги очень просто. Именно поэтому номенклатура дел в обязательном порядке должна быть в наличии у любой компании.
Стоит отметить, что хранение дел (срок до 10 лет) реализовываются структурными подразделениями. При этом, дела, которые оформлены в порядке, утвержденном номенклатурой дел, формируются в так называемые папки-регистраторы. На всех, без исключения, папках должен быть непременно нанесен шифр, заголовок дела и термин его хранения. При этом, все дела необходимо сберегать в вертикальном положении в шкафах или стеллажах. Копия номенклатуры дел должна быть обязательно визуально доступной в хранилище.
Отметим, что при формировании номенклатуры непременно стоит позаботиться о соблюдении следующих правил:
- допускается помещать в дело исключительно реализованные документы;
- необходимо присоединять к делу по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- необходимо вносить в дела документацию, которая относится к одному календарному году. Исключение составляют, так называемые, "переходящие» дел, которые создаются на протяжении нескольких лет;
- необходимо размещать документацию внутри дела в хронологическом порядке или таким образом, чтобы при прочтении стадии решения вопроса были расположены последовательно.
Стоит подчеркнуть, что при ведении делопроизводства в любой организации, составление номенклатуры дел является центральным процессом. «Архив-Профи» специализируется на создании номенклатуры. За считанные дни, наши специалисты быстро и качественно составят необходимую базу номенклатур дел.
___________________
В процессе деятельности любой компании, организации или предприятия возникает большое количество документов. В последствии эти документы становятся хранителями ретроспективной информации Вашей компании. Она может вам понадобиться вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли своего рода памяти компании.
Быстро отыскать и использовать эти документы возможно, лишь имея их четкую классификацию. Простейшая классификация документов заключается в группировке их в дела. По Госстандарту специальным классификационным справочником, регламентирующим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Проще говоря, номенклатура дел - это простейшая классификация, дающая возможность быстро рассортировать документы по папкам (делам) с целью последующего оперативного их поиска в случае, если они понадобятся. Номенклатура дел имеет многоцелевое назначение. Во-первых, ее основным назначением считается систематизация всех документов, т.е. она представляет собой план распределения документов после их распределения в дела, и таким образом непосредственно определяет общую систему хранения всех документов в компании.
При этом, каждое дело, включенное в некую номенклатуру, имеет указание срока хранения документации, помещенной в это дела. Распределяя в соответствии с номенклатурой документы в дела, одновременно определяют, правда, пока еще ориентировочно, необходимый срок хранения данного документа. Т.е. с помощью номенклатуры дел совершается первый этап экспертизы ценности хранимых документов.
Номенклатура дел, в общем, используется вместо описи как своего рода учетный документ при сдаче в архив компании дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также служит основой, когда составляются дела постоянного хранения со сроками свыше 10 лет. Помимо этого, номенклатура дел имеет справочное значение при необходимости изучения структуры учреждения. Также она определяет индексацию дел, что дает возможность использовать ее при регистрации документов. Следует сказать, что номенклатура дел используется для учета дел, предназначенных для временного хранения, и оказывается полезной при изучении структуры организации или может быть использована, как основа справочной картотеки.
Исходя из вышесказанного, Вы можете сделать вывод, что грамотное составление номенклатуры дел является основополагающим аспектом при ведении делопроизводства компании.
Наша компания предлагает Вам услуги по составлению номенклатуры дел для Вашей организации. Составление номенклатуры для Вашей компании Мы проведем на основе типовой и примерной номенклатуры дел, учитывая все особенностей Вашей работы. Мы составим ее на основании номенклатуры дел всех структурных подразделений, согласуем с архивом и подадим на подпись всем руководителями этих подразделений. При этом, только после тщательного и точного изучения состава и содержания документации, образующейся во время деятельности Вашей организации.
Наша компания гарантирует Вам, что при формировании дел будут соблюдены следующие правила:
- в дело будут помещены только исполненные документы;
- в дело будет включено по одному экземпляру каждого документа;
- в отдельные дела будут сгруппированы документы постоянного и временного сроков хранения; - в делах будут сгруппированы в документы, относящиеся к одному календарному году, исключая те дела, которые формируются в течение ряда лет и являются "переходящими" К таким документам, например относятся личные дела сотрудников, которые формируются во время всего периода работы того или иного сотрудника;
- внутри каждого дела документы будут расположены в хронологическом порядке.
За более подробной информацией обращайтесь к нашим менеджерам по телефону:
___________________
В процессе деятельности любой компании, организации или предприятия возникает большое количество документов. В последствии эти документы становятся хранителями ретроспективной информации Вашей компании. Она может вам понадобиться вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли своего рода памяти компании.
Быстро отыскать и использовать эти документы возможно, лишь имея их четкую классификацию. Простейшая классификация документов заключается в группировке их в дела. По Госстандарту специальным классификационным справочником, регламентирующим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Проще говоря, номенклатура дел - это простейшая классификация, дающая возможность быстро рассортировать документы по папкам (делам) с целью последующего оперативного их поиска в случае, если они понадобятся. Номенклатура дел имеет многоцелевое назначение. Во-первых, ее основным назначением считается систематизация всех документов, т.е. она представляет собой план распределения документов после их распределения в дела, и таким образом непосредственно определяет общую систему хранения всех документов в компании.
При этом, каждое дело, включенное в некую номенклатуру, имеет указание срока хранения документации, помещенной в это дела. Распределяя в соответствии с номенклатурой документы в дела, одновременно определяют, правда, пока еще ориентировочно, необходимый срок хранения данного документа. Т.е. с помощью номенклатуры дел совершается первый этап экспертизы ценности хранимых документов.
Номенклатура дел, в общем, используется вместо описи как своего рода учетный документ при сдаче в архив компании дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также служит основой, когда составляются дела постоянного хранения со сроками свыше 10 лет. Помимо этого, номенклатура дел имеет справочное значение при необходимости изучения структуры учреждения. Также она определяет индексацию дел, что дает возможность использовать ее при регистрации документов. Следует сказать, что номенклатура дел используется для учета дел, предназначенных для временного хранения, и оказывается полезной при изучении структуры организации или может быть использована, как основа справочной картотеки.
Исходя из вышесказанного, Вы можете сделать вывод, что грамотное составление номенклатуры дел является основополагающим аспектом при ведении делопроизводства компании.
Наша компания предлагает Вам услуги по составлению номенклатуры дел для Вашей организации. Составление номенклатуры для Вашей компании Мы проведем на основе типовой и примерной номенклатуры дел, учитывая все особенностей Вашей работы. Мы составим ее на основании номенклатуры дел всех структурных подразделений, согласуем с архивом и подадим на подпись всем руководителями этих подразделений. При этом, только после тщательного и точного изучения состава и содержания документации, образующейся во время деятельности Вашей организации.
Наша компания гарантирует Вам, что при формировании дел будут соблюдены следующие правила:
- в дело будут помещены только исполненные документы;
- в дело будет включено по одному экземпляру каждого документа;
- в отдельные дела будут сгруппированы документы постоянного и временного сроков хранения; - в делах будут сгруппированы в документы, относящиеся к одному календарному году, исключая те дела, которые формируются в течение ряда лет и являются "переходящими" К таким документам, например относятся личные дела сотрудников, которые формируются во время всего периода работы того или иного сотрудника;
- внутри каждого дела документы будут расположены в хронологическом порядке.
За более подробной информацией обращайтесь к нашим менеджерам по телефону:
тел. (495) 798-56-23
Компания "Архив-профи"
